נימוסי פגישות 101 - הפעל פגישות אפקטיביות בעזרת 10 טיפים אלה

'אני תמיד מרגיש אנרגטי אחרי ישיבות הצוות.'



כן ... מישהו בצוות שלי באמת אמר את זה.

רבותי, כולכם מסוגלים להוביל פגישות שממריצות אנשים ומקבלים תוצאות מדהימות.



זו לא מתנה מסתורית. זו מיומנות נלמדת.



אם לא תלמד את זה, תשקיע הרבה שעות מביכות בהסתכלות על פרצופים משועממים ... או גרוע מכך, פרצופים זועמים. ואתה תרגיש כאילו אתה משכשך בטרפל כדי לעשות משהו.

למדתי בדרך הקשה ... ניהלתי אלפי פגישות בחיי. כל שעליך לעשות הוא לקרוא הלאה.

(וִידֵאוֹ)

1. האם אתה באמת זקוק לפגישה?



הדבר מספר 1 שיגרום לאנשים לשנוא את הפגישות שלך? קיום פגישות שאינן נחוצות. אתה לא רק מבזבז את הזמן שלך - אתה מבזבז את הזמן של כולם.

אבל איך אתה יודע מתי אתה זקוק לפגישה? Harvard Business Review יצר עץ החלטות שיעזור לך להחליט.

ראשית, האם עברת את המצב בעצמך? אם לא, קבעו זמן חשיבה אסטרטגי - בדיוק בשבילכם. גם אם אתה עדיין זקוק לפגישה לאחר מכן, תוכל לספר לכולם בצורה ברורה מה המצב ומה אתה רוצה להשיג.



אם חשבת על זה, שאל את עצמך אם אתה באמת זקוק לקלט חיצוני כדי להתקדם. האם אתה יכול להתמודד עם זה בעצמך? ואז קבעו זמן לביצוע העבודה.

אם אתה כן זקוק לקלט חיצוני, האם זה צריך להיות שיחה בזמן אמת? אם לא, שלחו אימייל. ואם אתה זקוק לשיחה בזמן אמת, האם היא צריכה להיות פנים אל פנים? אם לא, אתה יכול להשתמש בצ'אט, להתקשר או לקבוע ועידת וידאו.

אם תחליט שזו צריכה להיות שיחה פנים אל פנים & hellip; בום, קבע את אותה פגישה.

2. החליטו באיזו תדירות יש לקיים פגישות

יש שתי סיבות להיפגש - לשמור על מומנטום או לשנות מסלול. על ידי 'שינוי מסלול' אני מתכוון לדברים כמו בעיטות, רטרוספקטיבות, פגישות חירום, פגישות תכנון, סדנאות, מכירות ומשא ומתן. כל אלה הם אירועים לפגישה חד פעמית.



כדי לשמור על המומנטום אתה זקוק לפגישות קבועות - אך באיזו תדירות? נפגשים לעיתים קרובות מדי וזה בזבוז זמן. לא מספיק פעמים, והעבודה סובלת.

יש לי פגישות צוות תכופות כדי שכולם ידעו את 'כוונת המפקד' - מונח שקלטתי במרינס.

המשמעות היא המיקוד הגדול - לאן פנינו כצוות. אם אתה רוצה שהצוות שלך יעבוד יחד בכדי להעביר יומן כבד, עליו לדעת לאיזה כיוון לעבור - או שכל מה שתקבל הוא כאוס מתיש.



פגישות שבועיות עשויות שלא להספיק, במיוחד אם הצוות שלך עובד מרחוק וסדרי העדיפויות משתנים במהירות. אני נפגש עם כל הצוות שלי פעמיים בשבוע והמנהלים שלי מדי יום - זה לוקח פחות זמן ממישהו שמבזבז שבוע על המיקוד הלא נכון.

אם יש לך ספק, אתה יכול להשתמש ב- מטריצת עדיפות להחליט. נושא הפגישה הוא:

  • חשוב ודחוף? נפגש מדי יום.
  • חשוב ולא דחוף? נפגשים בקביעות אך בתדירות נמוכה יותר.
  • דחוף ולא חשוב? ערכו פגישה חד פעמית.
  • לא חשוב או דחוף? אל תפגשו - שלחו אימייל.

3. וודאו שכולם מכירים את מטרת הפגישה

ב אחד הספרים האהובים עלי, Essentialism מאת גרג מק'קאון, הוא מדבר על תרגיל אימוני ניהול בו צוותים התחרו לפתור בעיה. הוא שם לב שצוות אחד לא מגיע לשום מקום - אז הוא שאל, 'על איזו שאלה אתה מנסה לענות?'

איש בצוות לא יכול היה לספר לו.

ברגע שהוא אילץ אותם לפתור את השאלה, הצוות מצא במהירות פיתרון וזכה בתחרות באופן גורף.

Takeaway: אל תניח שכולם יודעים את מטרת הפגישה. ספר להם במפורש, או בקש מהם לספר לך. אם קיימים פגישות קבועות, כדאי לחזור על כך מדי פעם.

4. שיהיה לך יחס טוב

בכל פגישה (בין אם אתה מנהל אותה ובין אם לא) אתה כאן כדי לשרת את מטרת הפגישה. זה אומר:

  • להיות בזמן
  • תשומת לב
  • להיות מוכן לדבר ומוכן להקשיב בשקט
  • מתייחס בכבוד לתרומות של אנשים אחרים
  • להיות חיובי ואנרגטי
  • לוקח יוזמה
  • לקיחת אחריות ובעלות, כולל בעלות על הטעויות שלך.

תן דוגמה לגישה שאתה רוצה שהצוות שלך יהיה, והנחה אותם בכיוון הנכון.

למשל, אני שומר על פגישות הצוות שלי חיוביות בכך שאני מסתובב בקבוצה ומבקש מכל אדם לומר לנו ניצחון שהשיגו בשבוע האחרון. אני לא עושה את זה כל פעם, מספיק פעמים כדי ליצור אקלים שבו אנשים מתגאים בהצלחות שלהם במקום להתעכב על כישלונותיהם.

5. פגישות פנים מול פנים נגד. שיחות ועידה

פגישות פנים אל פנים הן הטובות ביותר עבור הצמדת צוות, מעורבות וכל התקשורת הלא מילולית המתרחשת באמצעות שפת גוף.

חדר ישיבות

עם זאת, אם הצוות שלך לא עובד באותו מקום, מה שגורם לו לנסוע להרבה פגישות פנים אל פנים מבזבז זמן וכסף - ואם הם מבוססים בכל רחבי העולם כמו הצוות שלי, זה פשוט בלתי אפשרי. . כל הפגישות שלנו הן וירטואליות.

לפגישות וירטואליות אנו משתמשים ב- Zoom, ואני מצפה שכולם יפעילו את המצלמות שלהם. פגישות אודיו בלבד מסכנות אנשים 'לטלפן אליו' ולא להתרכז. עם זאת, אני מוצא פגישות טלפון 1: 1 הן דרך נהדרת לנצל זמן תוך כדי נהיגה.

אנשים ביישנים עשויים לעשות זאת טוב יותר בצ'ט טקסט מכיוון שהם יכולים 'להתחבא מאחורי המסך' ויש להם זמן לחשוב מה לומר.

צוות התוכן שלי מקיים צ'אט סקייפ קבוצתי שבו הם יכולים לדבר זה עם זה בכל עת. יש לו את היתרון בכך שהוא יהיה מיידי יותר מאשר דוא'ל אך פחות מיידי מפגישה רשמית, כאשר חברי הצוות באזורי זמן שונים בתכלית ומטבלים בשיחה.

6. וודא שכולם נשמעים

גוגל השקיעה שלוש שנים בחקר הצוותים המניבים את הביצועים הטובים ביותר - הם קראו לזה 'פרויקט אריסטו'. הם גילו שלקבוצות הטובות ביותר יש שני דברים משותפים:

  • כולם מדברים
  • כולם מרגישים בטוחים לדבר על האתגרים והחששות שלהם ('בטיחות פסיכולוגית').

הנה טיפ לוודא שכולם מתקשרים. ערכו רשימה עם שמות כולם בפגישה, וסימנו סימון כאשר כל אדם מדבר.

כדי לגרום לאנשים השקטים לדבר, במקום לבקש את רעיונותיהם, בקש את תגובתם: 'היי בוב, מה אתה חושב על מה שאליס אמרה עכשיו?'

זה מודל לצוות שלך שדעת כולם חשובה. אם הפגישה קטנה מספיק, אל תסיים אותה עד שתקבל סימן ביקורת ליד שם כולם.

מפגש פנים אל פנים

הטיפ שלי ליצור בטיחות פסיכולוגית פשוט אפילו יותר. אם מישהו מעלה דאגה, אל תבקר אותם - תודה להם. אותו דבר אם מישהו אומר לך שהוא עשה טעות או שהוא נאבק במשהו. תודה להם בפומבי על האומץ להיות כנים. תגלה שתכיר הרבה יותר מה קורה בצוות שלך.

7. מתי הזמן הטוב ביותר לקיים פגישה?

YouCanBookMe, חברה בריטית המייצרת תזמון אפליקציות לעסקים, ניתחה למעלה משני מיליון תשובות כדי לענות על שאלה זו. הממצא שלהם?

זמן הפגישה האידיאלי הוא יום שלישי בשעה 14:30.

למה? לא מאוחר מדי (ביום או בשבוע), כך שאנשים לא עייפים מדי. וזה לא מוקדם מדי - ימי שני ושעות הבוקר המוקדמות הם זמני פרודוקטיביות שיאיים, והעובדים יהיו מתוסכלים אם תקצר בזה.

אז אין שום דבר קסום בשעה 2.30 ביום שלישי - אבל צלם איפשהו באמצע היום ובאמצע השבוע.

8. כמה זמן צריכה להיות פגישה?

מחקרים מראים שרמות הקשב יורדות במהירות ככל שהפגישה נמשכת זמן רב יותר - במיוחד לאחר 30 דקות. אז לפני שתזמן פגישה ארוכה, בדוק את אחוז האנשים שעדיין ישים לב עד הסוף:

לאחר 0-15 דקות: 91%
לאחר 15-30 דקות: 84%
לאחר 30-45 דקות: 73%
לאחר 45+ דקות: 64%

אם תעבור יותר מ -30 דקות תאבד יותר מרבע מהקהל שלך. (ואולי בהחלט תאבד את הפוקוס בעצמך).

אם אתה באמת צריך הרבה זמן, קבע הפסקות או קיים סדרה של פגישות קצרות יותר.

הודעות SMS בישיבות

נראה שאיבדת את הבחור הזה ... לחץ כאן כדי ללמוד מדוע כללי הנימוס המודרני אוסרים על כך.

9. דע כיצד להכין סדר יום לפגישות טוב

אג'נדה טובה מקלה על המשך המסלול, וגם לוקח דקות אפקטיביות.

צרו את סדר היום שלכם מוקדם. שתף את זה מראש עם אנשים ויידע אותם אם הם צריכים להכין משהו. בדרך זו כולם יהיו מוכנים לעלות על הקרקע לפגישה יצרנית.

על סדר היום שלך, ציין בבירור את מטרת הפגישה בחלק העליון.

לאחר מכן הכניסו פריטים לסדר עדיפות, חלקו אותם לנקודות מפתח והבהירו אם צריך לקבל החלטה על אחת מהן.

הקפידו להעניק מספיק זמן לכל פריט, בתוספת זמן נוסף בסוף לענות על שאלות ולהעריך את הפגישה כדי שתוכלו לשפר את התהליך.

10. דע כיצד לנהל סכסוכים בפגישות

אם אתה יודע שיש סיכון להתנגשות, קבע כמה כללי פגישה כדי לשמור על הסדר (וודא שאתה אוכף אותם.) הנה כמה דוגמאות:

  • הרימו את היד לפני שדיברו.
  • רק אדם אחד יכול לדבר בכל פעם.
  • הכיסא יכול לסכם את הנאמר כדי לוודא שכולם מבינים.
  • כולם יוזמנו לתרום, כך שאף אחד לא יכול להשתלט על הדיון.

היזהר מסימנים לא מילוליים להתבשלות בסכסוך.

האם מישהו מגלגל עיניים, או מביע ביטויים אחרים של אי הסכמה? האם כל מבט משמעותי, לחישות או הערות עוברים בין חברי הצוות (יתכן שאוספים תמיכה לעימות)? האם מישהו בוהה במישהו אחר, אולי מנסה להפחיד אותם?

סכסוך בפגישה

אם אתה מזהה את הסימנים האלה, קנה סכסוך בניצן על ידי:

  • הפרסונליזציה - התאם את מה שהאדם לא מסכים איתו. במקום עם מי הם לא מסכימים עם זה.
  • תשאול - אם אנשים לא אוהבים משהו, בקשו מהם להסביר מה הם רוצים במקום.
  • צמצום האיום הנתפס - סכסוך נובע לעתים קרובות מאנשים שמרגישים מאוימים. לדוגמא, האם מישהו יכול להשתמש בביטחון שהעבודה שלו בטוחה?
  • קביעת פגישה לדיון בנושא מאוחר יותר, רק עם האנשים המעורבים ישירות (פגישה קבוצתית גדולה אינה המקום לדבר על נושאים אישיים רגישים).

לבסוף, קבל את זה אתה לא יכול לרצות את כולם כל הזמן. אם התמודדות עם קונפליקט הוגנת ומישהו עדיין לא מאושר, אל תיקח זאת אישית ... גם אם האדם שאינו מאושר הוא אתה.

בונוס: אל תפחד לסיים פגישה מוקדם

רק בגלל שתזמנת חצי שעה, זה לא אומר שאתה צריך למלא אותו.

אם פגישה צריכה להסתיים מוקדם בגלל בעיות טכנולוגיות, כדאי לתזמן זמן לסיום הפגישה. אבל אם סיימתם באמת ואין לאף אחד שאלות רלוונטיות ... תנו לעצמכם טפיחה על השכם על קיום פגישה יעילה, וסיימו אותה ממש שם.

יש לך את זה - עקוב אחר 10 הטיפים האלה ואתה תהיה ידוע שאתה מנהל פגישות נהדרות שממש עושות דברים. זכור:

  • התאמן אם אתה באמת זקוק לפגישה
  • החליטו באיזו תדירות הפגישות החוזרות עליכם להיות
  • וודאו שכולם יודעים את מטרת הפגישה
  • יש גישה טובה
  • החלט בין פנים אל פנים, וידאו, טלפון וצ'אט
  • ודא שכולם נשמעים ומרגישים בטוחים לדבר בכנות
  • קבעו פגישות באמצע היום והשבוע - האידיאל הוא יום שלישי בשעה 2.30
  • לשמור את זה קצר
  • הכינו סדר יום טוב מראש
  • דע כיצד לנהל סכסוכים
  • אל תפחד לסיים את הפגישה מוקדם

עכשיו סיקרנו את זה - האם ידעת ישנם 5 סוגים שונים של פגישות?

כמעט בוודאות אינך חושב על כל אלה כעל פגישות ... אך לדעת כיצד להציג את עצמך בכל אחד מהם יכול לשנות את מהלך חייך. לחץ כאן כדי לראות את 5 סוגי הפגישות השונות וכיצד להתלבש עבורם.