כיצד לתעדף את זמנך ולהימנע מהסחות דעת טיפים ממוקדים להישאר | כלי פרודוקטיביות לניהול זמן יעיל

דווייט אייזנהאואר.



הנשיא ה -34 של ארצות הברית.

מפקד עליון של כוחות בעלות הברית באירופה במהלך מלחמת העולם השנייה.



האיש שהשיק תוכניות שהובילו להקמת נאס'א, האינטרנט ומערכת הכבישים הבין-לאומית.



איש עסוק.

ואם לשפוט על פי מעשיו - אדם שעשה שימוש יעיל ופרודוקטיבי בזמן.

אסטרטגיית הפריון המפורסמת ביותר בה משתמש אייזנהאואר נקראת תיבת אייזנהאואר, או וריאציה מודרנית - מטריקס העדיפות.



כלי קבלת החלטות פשוט, מטריצת העדיפות מאפשרת לך לשמור על הפרעות תוך הפרעה תוך שמירה על התמקדות במשימות החשובות ביותר ליום.

ה מטריצת עדיפות מאפשר לך ל:

  • לזהות במבט חטוף מה צריך לעשות.
  • העבר משימות סביב על סמך כמה חשוב או דחוף.
  • יש סקירה כללית היכן אתה צריך למקד את תשומת לבך בטווח הקצר ובטווח הארוך.
  • להישאר בפסגה מכל רשימות המטלות שלך.

הורד גרסה להדפסה איכותית של מטריקס אייזנהאואר כאן.



לחץ כאן לצפייה בסרטון YouTube כיצד לתעדף

לחץ כאן לצפייה כלי פרודוקטיביות לניהול זמן


מה זה
מטריקס העדיפות?

עדיפות-מטריצה-קטנה

לחץ על התמונה לגיליון עבודה של מטריקס להדפסה



למטריקס העדיפות שני ממדים - הראשון הוא חֲשִׁיבוּת (חשוב / לא חשוב) והשני הוא דְחִיפוּת (דחוף / לא דחוף).

כל משימה מסווגת על פי רביעי אלה, ואז מטופלת על פי הרבע אליו הם משתייכים.



כל המשימות מחולקות לארבעת הרבעים הבאים:

  • חשוב ודחוף
  • לא דחוף וחשוב
  • לא חשוב ודחוף
  • לא חשוב ולא דחוף

רבע 1 - חשוב ודחוף

לומד ל להתרכז בעקרונות הוא המפתח להצלחה.

ללמוד לנהל את עצמך ואת הזמן שלך - זה מה שמייחד את המצליחים מאלה שמשחקים עם הזמן. אלה משימות שיש להן תאריך יעד ותשואה גבוהה להשקעה.

הם רק צריכים להסתיים!

ברור שעלינו לבצע את המשימות ברבע זה מכיוון שהן חשובות, ועלינו לבצע אותן קודם כי הן דחופות. בדרך כלל, אם קצרה לנו זמן עלינו לבצע את המשימות הללו תחילה.

לפעמים, אין לנו ברירה, אך אם לדברים להגיע לנקודה זו יש השפעה שלילית על הביצועים שלנו ועל איכות החיים שלנו.

  • מועדים חשובים - אם החברה שלך מתכוננת להשקת מוצר, כל המשימות הקשורות להשקה נחוצות לטיפול מיידי.
  • משברים - החיים מלאים בהפתעות לא צפויות. ישנם מצבים שלא הייתם יכולים לתכנן אפילו עם ראיית הנולד. מה מתייחס למשבר? כל משימות שהן קריטיות בזמן עם השלכות משמעותיות.
  • מִשׁפָּחָה - אם אתה הורה, כל סוג של הופעה או משחק שילדך משתתף בו צריך להיות בקטגוריה זו. במיוחד אם נדרשת הכנה מסוימת (נסיעות לילה, למשל).
  • הכנות של הרגע האחרון - בדיקה שתופסת את תשומת ליבך, מצגת שהסתמכה מהר מהצפוי או הזדמנות עסקית לא צפויה יכולים לכלול ברבע הזה.

הסכנה כאן היא שאנו חושבים שדברים רבים נכנסים לקטגוריה זו כאשר הם לא, הם אמורים ליפול לתוכנה דחוף ולא חשוב קטגוריה.

שאל את עצמך אם המשימה העומדת על הפרק היא דחופה וחשובה כאחד. כל משימה שיש לה השלכה כספית על החברה שלך תקבל עדיפות על פני בירור על שירות לקוחות.

מטריצת eisenhowerרבע 2 - חשוב ולא דחוף

אנו מתייחסים למשימות ברבע זה לאחר התמודדות עם המשימות ברביע 1.

המשימות ברבעון 2 אינן דחופות אך עדיין דורשות התייחסות. אם יתעלמו מהם, הם יעברו לרבעון 1. עדיף לטפל במשימות האלה לפני שהן הופכות להיות דחוף וחשוב.

למה?

מכיוון שיש שתי בעיות במשימות של Quadrant 1 - הן מוגבלות בזמן וזה יכול לגרום ללחץ ולדאגה ולהשפיע על איכות העבודה שלנו.

  • משימות מונדיניות - הכנת דוחות שבועיים היא משימה שיכולה להיתפס כארצית. קל לדחות אותם עד מאוחר יותר. אם לא נעשה כלום, בעוד שבוע משימה זו יהפוך חשוב ודחוף. הכן תכנית למשימות כאלה כדי להתמודד איתן בזמן הנכון.
    תוכנית זו עשויה לכלול צעדים כמו איסוף נתונים, לשאול עמית לדעתו, לכתוב טיוטה, לערוך את הטיוטה, לשלוח אותה לבוס שלנו, לתקן זמן להצגה ולהציג אותה.
  • בְּרִיאוּת - אכילה בריאה ופעילות גופנית הם חיוניים לבריאותך. אל תחכה שהרופא יאבחן אותך.
  • יחסים - חבר שלי ג'ורדן הרבינגר מדבר על חופרת את הבאר לפני שאתה צמא. השקיעו בכל סוג של מערכת יחסים לפני שתצטרכו לקרוא לאותו אדם לקבל טובה.
  • פיתוח עצמי ולנוח נמצאים בקטגוריה הלא דחופה אך הם חשובים מאוד.

אם לא נדאג למשימות ברביע 2, נמצא את עצמנו במצב בו אנו קצרים בזמן. התוצאה - אנחנו לחוצים, אנחנו עובדים מאוחר בלילה ומייצרים תוצאות עלובות.

כך, רביע 2 (חשוב ולא דחוף) ראוי לתשומת לב רצינית.

q3 מטריצת eisenhowerרבע 3 - דחוף ולא חשוב

זהו הרבע המתעתע ביותר. אחרי הכל, מדוע שנעסוק במשימות שאינן חשובות?

מה הופך את המשימות הללו לדחופות? פעמים רבות אנשים אחרים מנסים להכריח אותנו להתמודד עם המשימות הללו.

הם שודדי זמן. הדרך לצמצם בעיה זו היא פשוט להגן על זמנך.

לדוגמא, אם מישהו מתעקש לדבר איתך באופן אישי, וזה אומר שאתה צריך לצאת מהמשרד שלך - ברר מדוע אותה פגישה כל כך דחופה. אולי תוכל להתקשר במקום, ואולי אותו אדם הולך להיות באזורך בשבוע הבא.

יש הסחות דעת שקופצות לפנינו ואומרות, 'תן לי תשומת לב', אלה שריפות שלא באמת יהיה אכפת לך אם הן יישרפו.

  • מדיה חברתית הוא אחד האשמים הגדולים ביותר שמסיחים את תשומת ליבנו. אתה צריך להיות ייצוג ברשתות החברתיות, אבל להגביל את הזמן שלך, לתזמן את ההודעות שלך, ואם אתה יכול - לגרום למישהו אחר לנהל את חשבונות החברה החברתיים שלך.
  • חברים שמבקשים טובות - מצבים מחופשים לחירום יכולים, במציאות, לחכות לתשומת ליבכם. היו ממושמעים באמירה לא למה שנראה כמו אזעקת שווא.
  • פעילויות חברתיות - במתינות, פעילויות חברתיות (טקסים, מסיבות, התכנסויות) מוסיפות איזון לחיינו המודרניים הקדחתניים. אלה משימות שככל הנראה אינכם צריכים לבצע אלא אם כן אין לכם שום דבר אחר לעשות.

אל תשקיע את מרצך במשימות שאינן דחופות ולא חשובות - הם יבזבזו את זמנך.

במקרה כזה - האינטרס שלך הוא לבחור תחביב או הרגל שהולכים להועיל לך בטווח הארוך. לעשות מדיטציה, להתאמן, ללמוד שפה או מכשיר חדש - כל דבר שמעורר את ענייןכם ומחזיק בו.

q4 מטריצת eisenhowerרבע 4 - לא דחוף ולא חשוב

המשימות ברבע זה עלולות להפוך לבזבוזי זמן רציניים. כשאתה מזהה משימה ברבע זה, נסה לבטל אותה. אם אינך יכול לחסל אותו לחלוטין, נסה למזער את הזמן שאתה מבלה במשימה זו. התחל לשמור על רשימת 'לא לעשות' והימנע מלמלא את זמנך במשימות שאין להן מטרה אמיתית בימיך.

  • נטפליקס - צפייה בתוכניות טלוויזיה ובסרטים ברשת נראית כמו הסחת דעת נעימה. אלו הם מבזבזי זמן שלא מתוכננים. עקוב אחר כמה זמן אתה מקדיש למשימות שאינן דחופות ולא חשובות.
  • מסנג'ר ושירותי הודעות טקסט - אם ניתן לומר זאת בשיחת טלפון מהירה, בחר לחסוך לעצמך זמן במקום לשלוח מספר הודעות טקסט קדימה ואחורה.

אם כל המשימות שלך מתאימות ברבע הזה - מזל טוב, אתה חי חיי פנאי!

עכשיו, זו לא מציאות עבור רובנו. עם זאת - המשימות שאנו מסווגים כלא דחופות ולא חשובות הן הקלות ביותר לביצוע. השלמתם נותנת לנו תחושה של הישג.

עקוב אחר כל רביע בזהירות. במידת הצורך - חלק את כל אחת מהמשימות העיקריות למשימות משנה.

התחל את המשימות בזמן, גם אם הם לא נראים דחופים עכשיו. אחרת, תשקיע מאמצים רבים עם תוצאות מפוקפקות ... שמירה על משימותיך תביא לביצועים טובים תוך שמירה על איכות חיים טובה.

תרשים שימושי הוא תרשים פעילויות ניהול זמן יומי בשילוב מטריצת עדיפות. היופי במטריקס העדיפויות הוא שניתן להחליף הרבה משימות אלה בהתאם לעונות חייך.

זכור - מה שחשוב הוא לעתים נדירות דחוף ומה שדחוף הוא לעתים רחוקות חשוב. -דוויט אייזנהאואר

איך להכין מטריצת עדיפות משלך?

הורד גרסה להדפסה איכותית של מטריקס אייזנהאואר כאן.